こんにちは、アメリカ在住の税理士です。
このブログでは「アメリカで暮らす日本人のための税金情報」を発信しています。
今回は、タックスリターンの郵送手順についてまとめてみました。留学中やOPT中のタックスリターンなどでは電子申告が使えず、IRSへ郵送しないといけないケースは意外と多いです。
この記事では、調べるのが意外と面倒な封筒の選び方・宛先・注意点・郵送サービス比較を、初めての方でも迷わないように整理してみました。
この記事でわかること
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郵送時に使うべき封筒と購入場所
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IRSの郵送宛先はどこに書いてある？
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USPS／UPS／FedExなどキャリアごとの違い（料金・追跡機能・信頼度）
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（帰国後に）日本から送る場合のおすすめ方法
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宛名ラベルの書き方サンプル・追跡番号の確認方法付き
1. アメリカでタックスリターンを郵送すべきケース
電子申告が主流のアメリカですが、次の状況では郵送が必要になってきます。特に非居住者の方のタックスリターンは電子申告の対象外となるケースが多いため、その場合はタックスリターンを紙に印刷のうえ、郵送でIRSに提出する必要があります。
郵送が必要になる代表的な例
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Fビザ・Jビザで収入がない場合（Form 8843のみ提出するケース）
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Tax softwareでE-file対象外になった場合
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身元確認書類（ID等）のコピー添付が必要な場合
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過年度の修正申告（Amended Return）を提出する場合（Form 1040-X）
2. 郵送に使う封筒と購入場所
タックスリターン郵送時に使われる封筒は以下の3種類です。タックスリターンを印刷した結果、数枚程度の分量であれば写真のような「#10 Envelope」を使用しておけばOKです。この場合、A4・レターサイズに印刷したタックスリターンを三つ折りで入れる形になります。追加資料を添付する場合やタックスリターンが10枚程度以上になるような場合には、「6″ × 9″ Envelope」もしくは「9″ × 12″ Envelope」を使用すると良いです。A4・レターサイズでは、「6″ × 9″ Envelope」の場合は2つ折り、「9″ × 12″ Envelope」の場合はそのまま入れることが可能です。
封筒の種類と使い分け
| 封筒の種類 | サイズ（A4・レターサイズで印刷した場合） | 分量の目安 |
|---|---|---|
| #10 Envelope（長形） | 小型（三つ折りで入れる） | 数枚（1〜5枚）程度 |
| 6″ × 9″ Envelope | 中型（2つ折りで入れる） | 10枚前後 |
| 9″ × 12″ Envelope | 中型（おらずにそのまま入れることが可能） | 20枚を超えるような場合 |
また、封筒はTargetやWalmartなどの量販店では2〜3ドル程度で複数枚入りのパッケージを購入可能ですし、 USPS（日本でいう、郵便局）や FedExなどでは1枚単位でその場で購入することができます。なお、もし家や手元に封筒がない場合でもUSPSやUPS、FedExでは店頭で購入・投函することができます。
Shippingのラベルを自動発行してくれない場所では手書きで宛名を書く必要がありますので、ボールペン等の書くものを持参した方が良いです。大きな店舗だと大抵の場合はラベルの自動発行機があるので便利ですが、小さい店舗だとたまに置いていない場所もあるので、念のため持参しておくと便利です。もし忘れた場合でも、お店のスタッフの人に言えば貸してくれますが、タックスリターンの時期は店頭に列ができているので自分で持って行ったほうがスムーズです。
3. IRSへの郵送宛先はどこで調べる？郵便局には当日行っても間に合う？
3.1. 宛先の調べ方
タックスリターンの郵送先は毎年変更される可能性がありますので、都度確認が必要です。IRSの公式サイトにはタックスリターンのテンプレートが毎年発表されますが、このテンプレートとともに必ず「Instruction」という公式のガイダンスが公表されます。
こちらの中には必ず「Where to File」というセクションがあり、こちらに郵送先が記載されています。
例えばOPT中の方が提出するような「Form 1040 NR」にはInstructionページ（クリックでIRS公式サイトへ飛びます）があり、この中の「Where to File」には以下のような記載があります。具体的には、enclosing a paymentしない場合、つまり税金の支払いがない場合には青字の住所へ、enclosing a paymentの場合（納税のためにチェックを同封する場合）には赤字の住所へ郵送せよとの記載があります。
Where To File
E-file. If you e-file your return, there’s no need to mail it. See You can electronically file (e-file) your Form 1040-NR, earlier, or IRS.gov for more information. However, if you choose to mail it, filing instructions and addresses are below.
Individuals.If you aren’t enclosing a payment, mail Form 1040-NR to:
Department of the Treasury
Internal Revenue Service
Austin, TX 73301-0215
U.S.A.If enclosing a payment, mail Form 1040-NR to:
Internal Revenue Service
P.O. Box 1303
Charlotte, NC 28201-1303
U.S.A.
4. USPS・UPS・FedExの違いを徹底比較
タックスリターンに限らずですが、どこから郵送するのが正解なのか、ネット上の評判を調べてみました。私自身のイメージとともにまとめた結果としては以下です。
結論、（私の主観ですが）最も確実かつリーズナブルに郵送できるのはUSP Storeと思います。私自身、何度もUSPSの郵送で紛失された経験があるので、ある時から利用しなくなりましたが、ネット上の評判を見てもいまだに郵送追跡の精度が悪かったりちゃんと郵便物が届かなかったりするようです。FedExは最も確実かつ最速で届けてくれますが（郵便物のトラッキング精度も高い印象です）、やはり値段が高くなる傾向にあるので、一番バランスよく無難なのはUPS Storeだと思います。
| 郵送手段 | おすすめ度（主観） | 特徴 | #10 Envelopeの郵送費用 |
|---|---|---|---|
| USPS（”郵便局”） | ★★☆☆☆ | ⚪︎料金が安価 × 郵便物の追跡や遅延・紛失の悪評多め |
$1前後 |
| UPS Store | ★★★★★ | ⚪︎料金はUSPSとFedExの中間 ⚪︎追跡の精度は高く、 遅延・紛失も少ない |
$1~$3前後 |
| FedEx | ★★★☆☆ | ⚪︎最速・最も確実 × 料金が最も高い （料金一律のフラットレートなので 郵便物が多い場合にお得） |
$10程度 |
5. 宛名ラベルの書き方
多くの店舗では自動でShippingラベルを発行してくれる機械が設置されていますが、時々手書きで宛名や差出人を記載する必要があるケースがあります。そのような場合には、以下のように書けばOKです。
宛名（To）：(以下の宛先は一例です）
Department of the Treasury （宛先の名前）
Internal Revenue Service Center（都市名の前までの住所）
Austin, TX 73301-0215（都市、州、ZIP Code）
USA（国名）
差出人（From）：
[Your Name]（名前）
[Street Address]（住所 – 都市名の前まで）
[City, State, ZIP]（都市、州、ZIP Code/郵便番号等）
[Country]（国名）
6. 日本からIRSへ郵送する場合
帰国後にタックスリターンを送付するケースも少なくないかと思います。その場合には、「EMS（国際スピード郵便）」もしくは「国際書留郵便」を利用して、郵便物の追跡を確実にできるようにしておくのがベストです。もちろん普通郵便でも郵送可能ですが、追跡ができず紛失リスクが高いため税務書類の送付には適しません。紛失した場合には再送の手間が生じるだけでなく、提出期限に間に合わない可能性もありますので、多少高くとも追跡可能な郵送手段を選ぶことをお勧めします。
まとめ
今回は意外と面倒なタックスリターンの郵送について書いてみました。最後にまとめると、以下のポイントを押さえておけば安心です。
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封筒は書類量で選ぶ：数枚なら「#10」、10枚前後なら「6”×9”」、多いなら「9”×12”」
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郵送宛先は毎年変わる可能性があるため、必ず最新のIRS “Instruction”の「Where to File」を確認
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発送は“消印日ベース”で期限判定のため、当日ならカウンターで消印依頼が安全（投函BOXはNG）
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郵送手段のおすすめはUPS Store（料金・追跡・信頼性のバランスが◎）
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日本から送る場合は追跡可能なEMSまたは国際書留が最適
大切な税務書類だからこそ「追跡できる方法で期限内に確実に届ける」ことが何より重要かと思います。
不安であれば、郵送前に写真を撮って控えを残しておくとさらに安心です。
